¡No te las pierdas porque pueden ser una buena opción para trabajar la comunicación interna!

Atención a los demás

• Día de agradecimiento a tu mentor: el 25 de enero es un día para recordar a aquellas personas que te han ayudado a ser un buen profesional, ¡y para agradecérselo! Es un buen momento para reflexionar sobre el crecimiento profesional y el autoconocimiento y acudir a eventos con otros profesionales. ¡Te invitamos a recordar los momentos más importantes de tu carrera!
• Para el 17 de febrero se reserva una bonita iniciativa: la del día del acto bondadoso. Escoge un/a compañero/a de trabajo y haz algo por él/ella que sepas que le vaya a gustar. Es una gran ocasión para visibilizar a aquella persona que hace las cosas más fáciles y que siempre tiene una sonrisa.
• El día del reconocimiento del empleado, que se celebra el primer viernes de marzo, tendría que ser obligatorio. Y a poder ser ¡cada primer viernes de mes! Es lo mejor que puede hacer la empresa para crear buenos equipos de trabajo y contar con trabajadores fieles y felices.

Diversión

• Qué mejor forma de crear un buen ambiente de trabajo que instaurar en la empresa el día de la diversión en el trabajo? Se celebra el 28 de enero y es un día estupendo para compartir en las redes sociales buenas ideas para romper el hielo entre compañeros y quitarte la fama de “serio” del trabajo.
• Aunque será todo un lío, el día de llevar tu mascota al trabajo contribuye a construir un espacio laboral cómodo y relajado. El tercer viernes de junio los pasillos de la oficina se llenan de juguetes, pelotitas y divertidos ladridos.
• ¿Qué puede esperarse de agosto si no es el día del chiste en el trabajo? Es un buen momento para reciclar chistes viejos y traer preparada una buena broma. ¡Atención! Porque siempre suele repetirse algún chiste malo…

Bienestar

• Gran iniciativa la de inventar el día de vaciado del ordenador. ¿Te imaginas? 8 horas para eliminar carpetas obsoletas, versiones antiguas de documentos, darse de baja de newsletters, subir documentos importantes a la nube… ¡Incluso para cambiar la imagen de escritorio! Se celebra el 11 de febrero.

¡Por cierto! que el 3 de octubre es el día de los techies, o sea, el momento para agradecer a los responsables de atender a nuestro ordenador y a todo el sistema de la empresa. Puede que no entendamos nada de su vocabulario misterioso, ¡pero siempre están ahí cuando les necesitamos!

• El día de la salud es otro buen momento para vaciarse de estrés y calorías… o al menos concienciarse de ello. El 7 de abril nos recuerda que el trabajo es un medio de vida, pero no la totalidad de nuestra vida. Por encima de todo está el bienestar personal, físico y emocional, que incluye tiempo para hacer ejercicio, para cuidarse, para los amigos y, en conclusión, para disfrutar.
• El 5 de junio es el día del medioambiente. Ve a trabajar en tren o autobús, agrúpate para ir en coche, aprende cómo se recicla en el trabajo y de cuantas zonas verdes dispones cerca de tu oficina. Al final, todos podemos aportar nuestro granito de arena todos los días para favorecer la vida en el planeta.

¿Y tú? ¿Añadirías algún otro día especial para que tu año en el trabajo sea más agradable, productivo y divertido?

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En octubre recibisteis el premio Plata en la categoría Business Transformation de los SAP Quality Awards por vuestro proyecto SuccessFactors (SFSF). Una plataforma y App que utilizáis para la gestión de Recursos Humanos y de la Comunicación Interna. ¿Cuáles son sus principales ventajas?

SuccessFactors se concibió como la palanca de lanzamiento del Plan Estratégico de Transformación Digital de Frit Ravich, por lo que desde el inicio no fue una iniciativa solo de RR.HH., sino un proyecto estratégico de empresa ligado al cambio cultural. En este sentido, no se diseñó como una herramienta para cubrir las necesidades de gestión de RR.HH., sino las de los managers y colaboradores de Frit.

Para lograrlo, ponemos el foco en la experiencia del empleado (en lugar de en los procesos de RR.HH.), creando nuestro propio employee journey con el que visualizamos las principales etapas que un empleado vive en la organización desde su propia perspectiva. El reto ha sido adaptar una herramienta de SAP a nuestra metodología de gestión del cambio, a la cultura de Frit y a nuestros objetivos de transformación. En este sentido, nos está ayudando a trabajar y comunicarnos de forma diferente, digital, ágil, transversal, y más autónoma.

La comunicación interna es uno de los aspectos más importantes para el buen funcionamiento del equipo. En Frit Ravich también la habéis digitalizado. Además, del SuccessFactors, ¿qué herramientas utilizáis para comunicaros con el equipo y cuáles han sido las consecuencias de su digitalización?

SFSF es el punto de encuentro para acceder a información corporativa, gestionar vacaciones on-line, consultar nóminas o un canal directo para comunicarte con RR.HH., aportar documentación sin papel, etc., pero sobre todo es el motor de los procesos de talento, capacitación y acompañamiento a las personas. Además, usamos JAM, que es una red social interna también de SAP asociada a SFSF. Se trata de una mezcla entre LinkedIn y Facebook, que nos permite estimular el trabajo colaborativo en red, el conocimiento, las ideas compartidas y las relaciones entre todas las personas de Frit.

Algunos datos sorprendentes: cada mes entran de promedio 300 personas diarias en SFSF y 350 en JAM; también hemos recibido más de 1.700 solicitudes digitales a RR.HH. en 1 año, evitando el papeleo y facilitando las gestiones 365 días/24 horas. En JAM hay 28 grupos creados y se publican un promedio de 80 comentarios al mes y 1.021 votos a encuestas internas.

Además de las herramientas digitales, hemos realizado una importante apuesta por potenciar la comunicación interna y externa centralizando en RR.HH. la comunicación corporativa e interna, que para nosotros es una sola, y responde al principio de “decir lo que haces, y hacer lo que dices”.

En cada departamento contáis con la figura del “Guía Digital”. ¿Cuál es su papel y cómo habéis seleccionado a las personas que desempeñan este rol?

Los Guías Digitales son nuestros embajadores de SFSF entre sus compañeros. Seleccionamos y formamos a personas de la organización de distintos departamentos y diferentes niveles jerárquicos que nos ayudaron con el despliegue y ahora actúan como mentores. Buscábamos perfiles digitales con inquietudes en las redes sociales a nivel personal, que les gustara compartir conocimiento, con iniciativa para afrontar nuevos retos y cuestionarse el porqué de las cosas para poder mejorar.

Ellos son sin duda el nexo clave entre los usuarios y el equipo de RR.HH. para formar, acompañar a los usuarios y dinamizar la herramienta. Tienen su propio grupo de JAM para resolver dudas con nosotros o entre ellos, y son para nosotros una figura clave que irá adquiriendo más protagonismo a futuro con nuevos proyectos dentro de la Transformación Digital de Frit.

Por otra parte, en la formación a los empleados en los procesos de RR.HH. utilizáis dinámicas de juego. ¿Qué ventajas tiene utilizar este tipo de técnicas?

Gamificamos el golive de SFSF a los 1.000 trabajadores. Se trata de usar las estrategias que utilizan los videojuegos para que la formación sea más intuitiva, retadora y también divertida. Planteamos una actividad formativa en la que nuestros colaboradores aprendieron jugando cómo realizar las funciones básicas en la plataforma (desde rellenar su perfil a pedir vacaciones o colgar posts en JAM). Lo planteamos como “misiones” en un role playing de un rescate: los tres primeros días más de 800 personas ya estaban realizando las misiones y usando proactivamente SuccessFactors. Tras el evento de comunicación interna, el 95% de nuestros colaboradores usaban Successfactors y JAM de forma autónoma.

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Seguro que has oído mil veces decir que “los empleados son el principal activo de la empresa” y que “los empleados son los mejores embajadores de una marca”.

Custodia Cabanas, directora del Área de Recursos Humanos, Comportamiento Organizacional y Desarrollo de Habilidades Directivas del Instituto de Empresa, y Asunción Soriano, vicepresidenta de Inforpress, apuntan en Comunicar para transformar (LID Editorial) diez tendencias en comunicación interna y las ilustran con proyectos reales que han sido galardonados con los premios que concede el Observatorio de Comunicación Interna Inforpress-IE-Capital Humano.

En este post descubrimos las 10 palancas de futuro que ayudarán a que tu compañía se encamine a un modelo abierto y participativo de comunicación interna.

1. Negocio y empleados: comunicación en dos ejes

Los objetivos de la organización y la estrategia de negocio deben estar alineados y generar acción en los colaboradores. Para lograrlo, es necesario comunicar a todos la estrategia de la empresa.

Del tradicional modelo de comunicación interna vertical descendente, ya superado, hemos de pasar al modelo multidireccional de doble vía (ascendente y descendente) basado en 3 ejes:

• Saber (informar): la comunicación interna se centra en la difusión de los principios de marca para lograr que los empleados los conozcan.
• Sentir (vivir y participar): el objetivo es que los trabajadores entiendan, interioricen y hagan suyos los valores de marca.
• Hacer (mover a la acción): hay que diseñar acciones que permitan a los miembros de la organización experimentar y vivir la cultura corporativa.

Ahora el empleado no es un público pasivo más al que enviar mensajes, sino que adopta el rol de copartícipe en un modelo basado en el diálogo, la colaboración y la cocreación.

2. Posicionar la marca interna para crear marca externa

Las organizaciones han de generar compromiso en sus colaboradores para fomentar la identificación con la marca y con la trayectoria de la compañía. Transmitir los valores de la empresa es esencial para que todos los empleados se conviertan en embajadores de marca tanto a nivel interno como externo: es lo que se conoce como employer branding.

3. Comunicación multidireccional: Human Age

Es imprescindible apostar por una comunicación multicanal que sitúe a la persona en el centro y le facilite herramientas que permitan una comunicación multidireccional y fluida. El compromiso de los líderes de la compañía es esencial para hacer realidad este nuevo enfoque.

4. El reconocimiento, un incentivo

Se ha pasado de una motivación basada en la recompensa económica a dar más importancia al salario emocional. Por eso, muchas compañías están implementando iniciativas para reconocer el trabajo y la dedicación de sus mejores empleados.

5. Storytelling

El poder de contar historias gana peso en las estrategias de comunicación interna, pues permite conectar emocionalmente con los públicos y les anima a pasar a la acción. Un buen ejemplo, el caso “Hoy mismo” de Sanofi.

6. Comunicación multicanal

Cada vez hay más herramientas de comunicación disponibles y la comunicación interna también aprovecha estas nuevas plataformas: redes sociales, entornos colaborativos 2.0, revistas digitales… La multicanalidad permite que la información fluya dentro de la compañía en todas las direcciones: horizontalmente, ascendente y descendente. Cada canal es idóneo para llegar a un público concreto.

7. Be social, be mobile. Tecnología y comunicación

Las nuevas herramientas digitales ofrecen a las compañías nuevas formas de relación, cada vez más inmediatas e interactivas. El reto es llegar a todos los colaboradores estén donde estén, y los dispositivos móviles se erigen como el mejor aliado.

8. Impacto

Igual que la comunicación externa, también la comunicación interna busca crear impacto en los públicos, en este caso, los internos. Las organizaciones usan todos los medios a su alcance para lograr sorprender y emocionar a sus empleados.

9. El efecto viral de la comunicación interna

Asimismo, también dentro de la organización se busca que el mensaje sea viral y que los propios trabajadores contribuyan al efecto contagio. Un ejemplo son los programas de voluntariado corporativo, que no solo facilitan esta viralidad sino que permiten el alineamiento con los valores corporativos.

10. Continuidad

La última tendencia engloba todas las anteriores: es importante que las compañías sean conscientes de la necesidad de dar continuidad a todas las acciones de comunicación interna que pongan en marcha. Para conseguir una comunicación coherente y eficaz, cada campaña debe tener un objetivo que esté alineado con la cultura corporativa y la estrategia empresarial de la organización, y es necesario ir midiendo regularmente los resultados obtenidos. No obstante, la medición del impacto es aún la asignatura pendiente en comunicación (interna).

Artículo (I y II) de Cristina Aced, publicado en su blog sobre comunicación Blog-O-Corp.

Cristina Aced, es consultora de comunicación freelance, especializada en digital y social media. 

Doctorada en Sociedad de la Información y el Conocimiento por la UOC, ayuda a las empresas a ser más visibles en la Red y a gestionar su reputación digital. Además de escribir en su blog desde 2006, también es autora de varios libros sobre comunicación digital y dedica parte de su tiempo impartiendo formación en empresas y en distintas universidades, como la Universitat Oberta de Catalunya (UOC) y la Universitat Pompeu Fabra (UPF).

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La comunicación interna no consiste en decirles a los empleados lo que tienen que saber.

Alejandro Formanchuk explica en el libro Disrupting the Function of Internal Communications, publicado por IC Kollectif, que las personas hoy pasan más tiempo en grupos informales de Facebook o de WhatsApp que en la red social interna desarrollada por la propia organización, y es imposible luchar contra eso. No hay más remedio que asumirlo y aprender a gestionar esta realidad.

“We should learn to join these conversations without imposing messages. We are not giving the party. We are just guests to that party”. Así que no queda otra que aprovechar las conversaciones que circulan fuera de las redes formales de la empresa.

Esto no significa que debamos eliminar la Intranet o la newsletter interna (aunque en muchos casos no estaría de más), pero hay que aceptar que seguramente estos no serán las plataformas más usadas por los trabajadores para comunicarse ni para informarse sobre la compañía. En el capítulo del libro de IC Kollectif se dice que el 90% de la comunicación interna recibida por un empleado no la distribuye ni genera el departamento de comunicación interna, sino los propios trabajadores.

Contar con medios de comunicación interna es necesario, pero no suficiente, declara Formanchuk. Por eso, afirma que desde la agencia que dirige, en sus proyectos de comunicación interna no apuestan por crear nuevos canales, sino por diagnosticar, planificar y fortalecer la comunicación interna trabajando directamente con los líderes de la organización. “Every person (particularly leaders) is responsible for communicating, and that the impact of their actions is stronger than the messages we deliver”.

Lo mejor que puede pasar a la comunicación interna es que deje de ser una función del departamento de comunicación interna (si es que existe) y pase a ser asumida como algo que pertenece a toda la compañía. ¡Abajo los directores de comunicación interna y arriba los articuladores de comunicación interna!, sugiere Formanchuk. Y añade: “We should become dialogue facilitators instead of just being multimedia message broadcasters. We should be better listeners and deliver fewer messages”.

En este nuevo contexto, el autor propone que los profesionales encargados de coordinar la comunicación interna adopten el rol de content curators y sean capaces de detectar, enriquecer, visibilizar y mejorar las conversaciones significativas que ya están teniendo los empleados de la empresa, dentro y fuera de los canales oficiales. “We should know how to generate co-created, shared and collaborative internal communications that enrich the conversational dynamics in a company”-

En definitiva, asistimos a una redistribución del poder de la comunicación interna. Los comunicadores internos están perdiendo el monopolio de la gestión de la comunicación interna y han de aprender a gestionar los contenidos generados dentro de la empresa sin su intervención. La fiesta ya está montada, y no la han organizado precisamente los profesionales de la comunicación interna.

Al final, el objetivo no es hacer comunicación interna sino lograr cosas a través de la comunicación interna. No hay que olvidar que la comunicación interna no es un fin en sí misma, nos recuerda Formanchuk.

Artículo de Cristina Aced, publicado en su blog sobre comunicación Blog-O-Corp.

Cristina Aced, es consultora de comunicación freelance, especializada en digital y social media. 

Doctorada en Sociedad de la Información y el Conocimiento por la UOC, ayuda a las empresas a ser más visibles en la Red y a gestionar su reputación digital. Además de escribir en su blog desde 2006, también es autora de varios libros sobre comunicación digital y dedica parte de su tiempo impartiendo formación en empresas y en distintas universidades, como la Universitat Oberta de Catalunya (UOC) y la Universitat Pompeu Fabra (UPF).

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