Surgido en la empresa Toyota en los años 40, este eficaz método de gestión de trabajo está conquistando las empresas por su éxito en la industria del software. En sus orígenes se diseñó para producir a demanda minimizando desperdicios, por lo que es excelente para detectar cuellos de botella en los procesos.

¿Cuál es su punto fuerte? El método Kanban se centra en llevar a cabo las tareas pendientes en un proceso activo. No busca provocar cambios radicales – más difíciles de implementar-, sino pequeños y continuos cambios incrementales. Asimismo, fomenta el liderazgo allí donde ya está sucediendo: cualquier persona puede proponer ideas y soluciones e implementarlas.

¿La clave de su éxito? Funciona tan bien porque visibiliza de forma simple un proceso -que puede ser toda la cadena de valor de un producto- en una pizarra, mediante tarjetas… y representa y gestiona un flujo de trabajo de forma rápida y visual.

Qué aporta Kanban

Pero ¿cómo aplicarlo a la gestión de personas? Aplicado a los recursos humanos permite detectar actividades que no generan valor, cuellos de botella que requieren de comunicación para solucionarlos o incluso quién es la persona más indicada para hacerlo.

¿Y cuáles son sus valores en la gestión de equipos? Estos son los más importantes:

• Transparencia. Todo lo que sucede se ve, por lo que hay que enfrentarse a la realidad: ¿cuáles son los elementos que impiden avanzar? ¿dónde se encalla un proceso? ¿quién es su responsable? Hay que introducir el método Kanban, por tanto, con visión de equipo para evitar susceptibilidades y fomentar el interés común por mejorar el proceso. Es también excelente para generar decisiones participativas.
• Estabilidad. Este método permite ver si un proceso está equilibrado. ¿Están sus responsables al mismo nivel de capacidad? ¿tienen un mismo ritmo de trabajo o hay algunos miembros sobrecargados?
• Responsabilidad. El método Kanban promueve que cada persona se responsabilice de su trabajo por el bien común, buscando soluciones a problemas en su área o la colaboración para resolverlos. Fomenta empresas con trabajadores autónomos y equipos fuertes, capaces de autogestionarse.
• Valor. Ayuda también a comprender y valorar el trabajo de los demás y el papel que tiene el propio en el proceso del que se forma parte.
• Innovación. Reunirse frente a un tablero Kanban es una oportunidad para valorar mejoras, nuevas ideas o puntos de vista, con el objetivo de evaluar el proceso en su conjunto.
• Mejora continua. Utilizar Kanban en la empresa pone el foco en la calidad y crea una cultura de mejora continua.

Aplicar el método Kanban es una excelente forma de entender cómo se está trabajando e incluso cómo se ha llegado a ello. Su capacidad de visibilizar un flujo de trabajo también lo hace con roles, responsabilidades y tecnologías, entre otros. ¿Cuándo aparecieron? ¿Están aportando valor? ¿Se puede hacer de otra forma?

Es especialmente interesante su aplicación en empresas con horarios flexibles y teletrabajadores que deben adaptarse a un flujo de trabajo. Precisamente su punto fuerte es la gestión de tareas, la entrega a tiempo y el reparto equitativo, pendiente de no sobrecargar a un trabajador y crear un cuello de botella. Todos los participantes en un proceso concreto pueden verlo, o no, aunque ese es su auténtico sentido. Cuando uno es consciente de que forma parte de un equipo y su contribución es relevante, se responsabiliza mucho más de su trabajo y se vincula más con el equipo y con la empresa. ¿Serías capaz de aplicarlo en tu empresa?

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